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一、備案單證的備案時限
納稅人應在申報出口退（免）稅后15日內(nèi)，將備案單證妥善留存，并按照申報退（免）稅的時間順序，制作出口退（免）稅備案單證目錄，注明單證存放方式，以備稅務機關核查。
（《國家稅務總局關于進一步便利出口退稅辦理 促進外貿(mào)平穩(wěn)發(fā)展有關事項的公告》（國家稅務總局公告2022年第9號）第二條第（一）項規(guī)定）
二、備案單證的備案范圍
納稅人發(fā)生出口貨物、視同出口貨物及對外加工修理修配勞務，實行備案單證管理。
納稅人發(fā)生零稅率跨境應稅行為不實行備案單證管理。
（《國家稅務總局關于進一步便利出口退稅辦理 促進外貿(mào)平穩(wěn)發(fā)展有關事項的公告》（國家稅務總局公告2022年第9號）第二條第（一）項規(guī)定）
三、備案單證的備案內(nèi)容
（一）出口企業(yè)的購銷合同（包括：出口合同、外貿(mào)綜合服務合同、外貿(mào)企業(yè)購貨合同、生產(chǎn)企業(yè)收購非自產(chǎn)貨物出口的購貨合同等）；
（二）出口貨物的運輸單據(jù)（包括：海運提單、航空運單、鐵路運單、貨物承運單據(jù)、郵政收據(jù)等承運人出具的貨物單據(jù)，出口企業(yè)承付運費的國內(nèi)運輸發(fā)票，出口企業(yè)承付費用的國際貨物運輸代理服務費發(fā)票等）；
（三）出口企業(yè)委托其他單位報關的單據(jù)（包括：委托報關協(xié)議、受托報關單位為其開具的代理報關服務費發(fā)票等）。
納稅人無法取得上述單證的，可用具有相似內(nèi)容或作用的其他資料進行單證備案。
（《國家稅務總局關于進一步便利出口退稅辦理 促進外貿(mào)平穩(wěn)發(fā)展有關事項的公告》（國家稅務總局公告2022年第9號）第二條第（一）項規(guī)定）
四、備案單證的備案方式
納稅人可以自行選擇紙質化、影像化或者數(shù)字化方式，留存保管上述備案單證。選擇紙質化方式的，還需在出口退（免）稅備案單證目錄中注明備案單證的存放地點。
稅務機關按規(guī)定查驗備案單證時，納稅人按要求將影像化或者數(shù)字化備案單證轉換為紙質化備案單證以供查驗的，應在紙質化單證上加蓋企業(yè)印章并簽字聲明與原數(shù)據(jù)一致。
（《國家稅務總局關于進一步便利出口退稅辦理 促進外貿(mào)平穩(wěn)發(fā)展有關事項的公告》（國家稅務總局公告2022年第9號）第二條第（二）、（三）項）
五、備案單證的保管期限
除另有規(guī)定外，備案單證由出口企業(yè)存放和保管，不得擅自損毀，保存期為5年。
（《國家稅務總局關于進一步便利出口退稅辦理 促進外貿(mào)平穩(wěn)發(fā)展有關事項的公告》（國家稅務總局公告2022年第9號）第二條第（一）項）
六、備案單證的違章處理
1、出口企業(yè)或其他單位未按規(guī)定進行單證備案（因出口貨物的成交方式特性，企業(yè)沒有有關備案單證的情況除外）的出口貨物，不得申報退（免）稅，適用免稅政策。已申報退（免）稅的，應用負數(shù)申報沖減原申報。
（《國家稅務總局關于〈出口貨物勞務增值稅和消費稅管理辦法〉有關問題的公告》（國家稅務總局公告2013年第12號）第五條第（八）項）
2、出口企業(yè)或其他單位提供虛假備案單證的貨物不適用增值稅退（免）稅和免稅政策，按視同內(nèi)銷貨物征稅的其他規(guī)定征收增值稅。
（《財政部 國家稅務總局關于出口貨物勞務增值稅和消費稅政策的通知》（財稅〔2012〕39號）第七條第（一）項第4目）
3、出口企業(yè)或其他單位出口貨物的提單或運單等備案單證為偽造、虛假，適用增值稅征稅政策。查實屬于偷騙稅的，應按相應的規(guī)定處理。
（《國家稅務總局關于〈出口貨物勞務增值稅和消費稅管理辦法〉有關問題的公告》（國家稅務總局公告2013年第12號）第五條第（九）項第14目）
4、出口企業(yè)按規(guī)定向國家商檢、海關、外匯管理等對出口貨物相關事項實施監(jiān)管核查部門報送的資料中，屬于申報出口退（免）稅規(guī)定的憑證資料及備案單證的，如果上述部門或主管稅務機關發(fā)現(xiàn)為虛假或其內(nèi)容不實的，其對應的出口貨物不適用增值稅退（免）稅和免稅政策，適用增值稅征稅政策。查實屬于偷騙稅的按照相應的規(guī)定處理。
（《國家稅務總局關于出口貨物勞務增值稅和消費稅有關問題的公告》（國家稅務總局公告 2013年第65號）第十三條）
5、一類、二類出口企業(yè)不配合稅務機關實施出口退（免）稅管理，以及未按規(guī)定收集、裝訂、存放出口退（免）稅憑證及備案單證的，出口企業(yè)管理類別應調整為三類。
（《國家稅務總局關于發(fā)布修訂后的〈出口退（免）稅企業(yè)分類管理辦法〉的公告》（國家稅務總局公告2016年第46號）第十三條第（三）項）
6、出口企業(yè)上一年度發(fā)生過拒絕向稅務機關提供有關出口退（免）稅賬簿、原始憑證、申報資料、備案單證等情形的，其出口企業(yè)管理類別應評定為四類。
（《國家稅務總局關于發(fā)布修訂后的〈出口退（免）稅企業(yè)分類管理辦法〉的項目公告》（國家稅務總局公告2016年第46號）第七條第（二）項）
7、一類、二類、三類出口企業(yè)發(fā)生拒絕提供有關出口退（免）稅賬簿、原始憑證、申報資料、備案單證的，出口企業(yè)管理類別應調整為四類。
（《國家稅務總局關于發(fā)布修訂后的〈出口退（免）稅企業(yè)分類管理辦法〉的項目公告》（國家稅務總局公告2016年第46號）第十三條第（二）項）
8、未按規(guī)定裝訂、存放和保管備案單證的，由稅務機關責令限期改正，可以處二千元以下的罰款；情節(jié)嚴重的，處二千元以上一萬元以下的罰款。
（《國家稅務總局關于發(fā)布〈出口貨物勞務增值稅和消費稅管理辦法〉的公告》（ 國家稅務總局公告2012年第24號 ）第十三條第（一）項第2目、《中華人民共和國稅收征收管理法》第六十條）
9、出口企業(yè)和其他單位拒絕稅務機關檢查或拒絕提供有關出口貨物退（免）稅賬簿、憑證、資料的，由稅務機關責令改正，可以處一萬元以下的罰款；情節(jié)嚴重的，處一萬元以上五萬元以下的罰款。
（《國家稅務總局關于發(fā)布〈出口貨物勞務增值稅和消費稅管理辦法〉的公告》（ 國家稅務總局公告2012年第24號 ）第十三條第（二）項、《中華人民共和國稅收征收管理法》第七十條）
10、出口企業(yè)提供虛假備案單證的，由稅務機關責令改正，可以處一萬元以下的罰款；情節(jié)嚴重的，處一萬元以上五萬元以下的罰款。
（《國家稅務總局關于發(fā)布〈出口貨物勞務增值稅和消費稅管理辦法〉的公告》（ 國家稅務總局公告2012年第24號 ）第十三條第（三）項、《中華人民共和國稅收征收管理法》第七十條）
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